ŞİRKET KURULUŞUNDA ORTAKLIK SÖZLEŞMELERİ VE İÇ DÜZENLEMELER -SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK VE UYUM- HAKKINDA REHBER

AVUKAT, HER ADIMDA KURALLARI SİZİN İÇİN ÇEVİREN BİR "REHBER" GİBİDİR.

ORTALIK SÖZLEŞMESİ

Ortaklık sözleşmesi, şirketin "anayasası" gibidir. Tüm ortakların beklentilerini, haklarını ve yükümlülüklerini netleştirerek gelecekteki anlaşmazlıkları önler. 

a) Olmazsa Olmaz Maddeler: 

- Sermaye Dağılımı: Her ortağın ne kadar para yatırdığı ve bu payın nasıl değerlendirileceği net bir şekilde belirtilmelidir. (örneğin, "Mehmet 100.000 TL ile %40 hisse alacak") 

- Hisse Tipleri: Hisselerin tipleri ve miktarı ve özellikleri net bir şekilde belirtilidir.

- Kar-Zarar Paylaşımı: Kâr dağıtımının oranlara göre mi yoksa farklı bir formülle mi yapılacağı belirtilmelidir. Örneğin: "İlk 2 yıl kârın %50'si yeniden yatırım için ayrılacak." 

- Çıkış Mekanizmaları: Bir ortak ayrılmak isterse hissesini kime/nasıl satabileceği (örneğin: "Diğer ortaklara öncelikli satış hakkı"). 

b) Sık Yapılan Hatalar: 

- Belirsiz İfadeler: "Uygun görüldüğünde" gibi muğlak ifadeler yerine "Oybirliği gereklidir" gibi kesin kurallar konmalı. 

- Varsayımlara Dayanmak: "Arkadaşız, sorun çıkmaz" düşüncesiyle kritik maddeleri atlamak. 

Örnek Senaryo: XXX Gıda ... Şirketi'nde bir ortak ani ölümünde hisselerin eşine geçmesi sözleşmede belirtilmediği için 2 yıl süren dava süreci yaşandı. 

KURUM İÇİ DÜZENLEMELER

Şirketin İşleyiş Haritası 

Bu belgeler, şirketin günlük operasyonlarını ve uzun vadeli stratejilerini düzenler. Sürdürülebilirlik faaliyetleri ve uyum dönemi için en çok önem arz eden husustur.

a) Yönetim Yapısı: 

- Yetki Sınırları: Hangi tutarda harcamaların tek imzayla, hangilerinin ortak onayı gerektirdiği (örneğin: "50.000 TL üzeri harcamalar için 3 imza") hususları örnek verilebilir. 

- Karar Alma Mekanizmaları: Olağanüstü durumlarda (pandemi, ekonomik kriz) nasıl hareket edileceği hususu örnek verilebilir. 

- Sürdürülebilirlik: Sürdürülebilirlik ve uyum konusunda yetkili mercilerin ve görevlerin belirlenmesi gerekmektedir.

b) Çalışan Politikaları: 

- İşe alım süreçleri, performans değerlendirme kriterleri ve terfi kuralları belirlenmeli, çalışan haklarına yönelik sürdürülebilirlik bağlamında önem arz eden hususlar korunmaya alınmalıdır. 

- Veri gizliliği, sosyal medya kullanımı gibi dijital politikalara dair temel kurallar belirlenmeli ve KVVK  ve veya GDPR uyum konusunda daha işleyiş başlamadan önlemler alınmalıdır.

Önemli İpucu: İç düzenlemeleri yazarken "esneklik" ve "uygulanabilirlik" dengesi gözetilmelidir. Örneğin, "Yılda en az 4 genel kurul toplantısı" gibi gerçekçi hedefler belirlenmelidir.

YASAL ZORUNLULUKLARIN ÖZETİ

Şirket kurarken dikkat edilmesi gereken resmi gereklilikler: 

a) Ticaret Sicil Kaydı: 

- Sözleşmenin noter onayından sonra 15 iş günü içinde tescil talep edilmesi gerekmektedir.

- Eksik belgeler nedeniyle gecikmelerde aylık para cezaları uygulanabilmektedir.

b) Vergi ve Sosyal Güvenlik: 

- Şirket türüne (Limited/Anonim) göre değişen beyanname takvimlerine dikkat edilmelidir. 

- Çalışan başına SGK primlerinin zamanında ödenmemesi durumunda gecikme zammı riski olduğu göz önüne alınarak ödeme planı oluşturulmalıdır.

Uyarı: Basit usulde vergilendirme için yıllık gelir miktarına dikkat edilmelidir.

4. Anlaşmazlıkları Önleme Stratejileri 

Ortaklıklarda çatışma kaçınılmazdır, ancak doğru planlamayla yönetilebilir. 

a) Proaktif Çözümler: 

- Arabuluculuk Şartı: Bazı anlaşmazlık türlerine göre uyuşmazlık çıkması halinde önce bağımsız bir uzmanla görüşme zorunluluğu olduğu bilinmesi gereken bir husustur. 

- Gizlilik Taahhütnamesi: Usule uygun olarak hazırlanması gerekmektedir.

- Haksız Rekabet: Usule uygun olarak sözleşmenin hazırlanması gerekmektedir.

b) Senaryo Tabanlı Planlama: 

- "Eğer... Olursa" yaklaşımıyla olası krizler öngörülmelidir. Örneğin: 

- Eğer bir ortak iflas ederse hisseleri nasıl devredilir? 

- Eğer şirket 2 yıl üst üste zarar ederse ne yapılır? 

5. Sürdürülebilirlik İçin Kritik Adımlar 

a) Düzenli Gözden Geçirme: 

- Sözleşmede revizyona dikkat edilmelidir.

- Piyasa koşullarındaki değişimler (döviz kuru, yasal düzenlemeler) takip edilmeli ve politika sonuçları hesaplanmalıdır.  

b) Şeffaf İletişim Kültürü: 

- Aylık finansal rapor paylaşımının sağlanması, 

- Yeni ortak alımı gibi konularda ön tartışma süreçlerinin kapsayıcı olması halleri örnek verilebilir.  

Örnek Başarı Hikayesi: XXX Design .... Şti, sözleşmeye "Yıllık 1 strateji kampı" maddesi ekleyerek ve kampa dair görevleri baştan düzenleyerek ortakların uyumunu artırmıştır.  

Son Tavsiyeler 

1. Profesyonel Destek: Avukat ve mali müşavirle şeffaf bir dürüstlükle sözleşme taslağını kontrol edin ve tartışın.

2. Basit Dil: Hukuki terimleri avukatlara bırakmak suretiyle siz "Kim neyi yapar?", "Nasıl ölçülür?" gibi sorulara cevap verin ki avukatlar işlerini yapabilsin. 

3. Fiziksel ve Dijital Kopya: Sözleşmeyi hem basılı hem de bulut depolamada saklayın KVKK ve GPDR hususunda danışmanlık almayı ihmal etmeyin. 

"İyi bir sözleşme, ortaklığın en iyi günlerinde değil, en kötü günlerinde değerini gösterir."

Av. Selcen BAYÜN